Các mạng Công nghiệp lần thứ tư hay Cách mạng Công nghiệp 4.0 là xu hướng tất yếu trong việc tự động hóa và trao đổi dữ liệu giai đoạn hiện nay, đổi mới công nghệ, chuyển sang sử dụng những công nghệ ở trình độ cao là tiền đề để đưa đất nước nhanh chóng phát triển, phù hợp với xu thế phát triển chung của các nước trong khu vực và trên thế giới. Luồng gió mới của Cách mạng Công nghiệp 4.0 đã thực sự mở ra một hướng đi mới đầy tiềm năng trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội; làm thay đổi phương thức tổ chức, đưa khoa học công nghệ vào ứng dụng công tác chuyên môn trong rất nhiều ngành nghề, công tác lưu trữ cũng không nằm ngoài xu thế phát triển chung đó.
Cũng giống như các cơ quan lưu trữ khác, Cách mạng Công nghiệp 4.0 đã mở ra cho công tác lưu trữ bảo quản và khai thác tư liệu của Viện Phim Việt Nam những cơ hội mới để phát triển. Bên cạnh tư liệu hình ảnh động trên các bản phim nhựa (16mm và 35mm), các băng Video (VHS, Betacam), các đĩa quang (VCD, DVD) hay các ổ cứng ngoài, đối tượng lưu trữ, bảo quản và khai thác tại Viện Phim Việt Nam còn có các tài liệu cấp II kèm theo. Trong khuôn khổ bài tham luận này, tôi xin phép được đề cấp tới tác động của Cách mạng Công nghiệp 4.0 với công tác lưu trữ, bảo quản và khai thác tài liệu cấp II ở Viện Phim Việt Nam.
1. Tính cấp thiết của công tác số hóa tài liệu cấp II ở Viện Phim Việt Nam
Tài liệu cấp II bao gồm:
- Tài liệu kèm theo phim điện ảnh: cung cấp thông tin liên quan đến bộ phim ở khâu sản xuất phim (quyết định sản xuất, kịch bản văn học, kịch bản phân cảnh, bản vẽ thiết kế mỹ thuật, …); khâu phát hành phổ biến phim (quyết định phổ biến phát hành, bản thuyết minh, quảng cáo, áp phích, chương trình, …) và các tài liệu khác liên quan đến bộ phim (bài báo, nhận xét đánh giá, bài nghiên cứu phê bình, các thông tin về tham dự liên hoan phim, các giải thưởng, …). Trên thực tế, chỉ có một số ít tài liệu trong số này được công bố rộng rãi như tờ rơi quảng cáo nội dung phim, chương trình chiếu phim, áp phích, các bài báo, bài phê bình phim … Nhiều tài liệu như: quyết định sản xuất, quyết định phổ biến, kịch bản văn học, kịch bản phân cảnh, thuyết minh phim … chỉ được biết đến ở các Hãng sản xuất phim, Hãng phát hành phim và một số ít được cá nhân lưu giữ chứ không công bố rộng rãi vì vậy cơ hội để tiếp cận tài liệu này rất hạn chế.
- Tài liệu về các vấn đề khác như: Liên Hoan Phim, hồ sơ những nhà điện ảnh Việt Nam, tư liệu Hồ Chủ Tịch, tư liệu Điện ảnh, tư liệu về những vấn đề chung của điện ảnh Việt Nam, … trong các hồ sơ lưu trữ này, ngoài tài liệu văn bản bằng giấy, còn có hình ảnh tư liệu ở dạng phim âm bản.
Các tài liệu này hình thành cùng với quá trình phát triển của điện ảnh Việt Nam nói chung và trong suốt quá trình sáng tác của người nghệ sĩ nói riêng, nó vẫn tiếp tục được bổ sung ngay cả khi tác phẩm điện ảnh đã được hoàn thành.
Với hơn 1.300 hồ sơ phim truyện, 1.685 hồ sơ phim tài liệu, 481 hồ sơ phim hoạt hình, hơn 900 hồ sơ những nhà hoạt động điện ảnh, 23 hồ sơ về Liên hoan phim cùng hàng trăm tư liệu về Hồ Chủ Tịch, … Tài liệu cấp II thực sự là nguồn tư liệu quý về Điện ảnh Cách mạng Việt Nam, là cầu nối giữa điện ảnh với các nhà nghiên cứu khi có nhu cầu tìm hiểu về từng bộ phim cụ thể nói riêng và về ngành điện ảnh nói chung, đặc biệt là trong trường hợp không có điều kiện để xem phim trực tiếp.
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam từng có nhiều bộ phim mà bản phim nhựa bị thất lạc, không thể tìm được, lúc này các nhà nghiên cứu chỉ có thể dựa vào tài liệu kèm theo phim để tra cứu, tìm hiểu về nội dung tư tưởng hay giá trị nghệ thuật của các tác phẩm này. Các nhà nghiên cứu điện ảnh hoặc người yêu thích phim ảnh cũng có thể tiếp cận với các bộ phim thông qua các tài liệu kèm theo, thứ dễ tìm hơn nhiều so với bộ phim họ quan tâm. Ở Việt Nam, có thể kể đến đó là các phim “Kim Vân Kiều” (1924), phim “Tư Phú lấy vợ” (1925), phim “Cánh đồng ma”(1937), phim “Trận phong ba” (1938). Tài liệu cấp II tuy chỉ là tài liệu bổ trợ nhưng vẫn có vai trò quan trọng riêng của mình, do đa phần được hình thành trên giấy nên tài liệu cấp II dễ tiếp cận, dễ phổ biến hơn so với việc tiếp cận các bản phim.
Thực tế nhiều năm qua, bên cạnh độc giả là các nhà làm phim trong và ngoài nước, các nhà nghiên cứu nghệ thuật điện ảnh, nghiên cứu sinh, giảng viên và sinh viên một số trường đến để đọc, nghiên cứu và in trích tư liệu, hàng năm tư liệu trong các hồ sơ tài liệu cấp II đang được lưu trữ, bảo quản tại Viện Phim Việt Nam đã cung cấp thông tin, hình ảnh để thực hiện các cuộc triển lãm, trưng bày trong khuôn khổ các kỳ Liên Hoan Phim Việt Nam, Liên Hoan Phim Quốc Tế Hà Nội, các ngày Lễ lớn của đất nước, các ngày Kỷ niệm của Ngành Điện ảnh Việt Nam… Qua đó, đã nhận được nhiều phản hồi tích cực từ các nghệ sĩ, các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý và công chúng yêu điện ảnh.
Cùng với những ưu điểm, một vấn đề đặt ra cho các nhà lưu trữ là công tác bảo quản các tài liệu này. Tài liệu kèm theo phim được hình thành trên nhiều loại giấy (giấy báo, giấy pơ luya, giấy ảnh…), với tính chất vật lý khác nhau, do tác động của môi trường, tính chất của giấy và mực in bị ảnh hưởng theo thời gian lưu trữ, mặt khác quá trình tiếp cận trực tiếp với tài liệu “gốc” của độc giả cũng góp phần làm tài liệu rất dễ bị hư hỏng. Sau một thời gian dài lưu trữ, bảo quản và phục vụ tra cứu, hiện tài liệu cấp II kèm theo đang có hiện tượng xuống cấp: tài liệu giấy bị rách, bay chữ…; tài liệu ảnh, phim âm bản bị mất màu, mất nét, bị mốc, các tài liệu này thậm chí có thể hỏng hoàn toàn bất cứ lúc nào. Để khắc phục tình trạng trên và bảo quản tài liệu gốc, trước đây một số hồ sơ tài liệu (có tần suất tra cứu nhiều) đã được cho nhân bản (phô-tô) để phục vụ, cách làm này có thể giúp bảo quản tài liệu gốc, tránh tác động trực tiếp với tài liệu nhưng lại tăng kinh phí và cần nhiều diện tích để lưu trữ bản sao, vì vậy cách làm này không có tính khả thi trong lâu dài.
Xuất phát từ nhu cầu bảo tồn lâu dài khối tài liệu cấp II đang lưu trữ tại Viện Phim Việt Nam, cũng như đáp ứng nhu cầu cung cấp dịch vụ ngày càng thuận tiện và rộng rãi các tài liệu này cho giới nghiên cứu và công chúng, trong những năm gần đây, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, công nghệ số đang ngày càng khẳng định vai trò, tiện ích của nó ở nhiều lĩnh vực trong đó có công tác lưu trữ, giải pháp ứng dụng công nghệ số hóa đang trở thành ưu tiên hàng đầu. Đây là yêu cầu cấp bách đồng thời cũng là xu hướng chung của thời đại.
2. Quy trình số hóa tài liệu cấp II tại Viện Phim Việt Nam
Quy trình số hóa tài liệu được tiến hành với các bước như sau :
Bước 1: Nạp tài liệu, chọn chế độ phù hợp và quét tài liệu (scan). Do đặc thù của tài liệu là các văn bản mang tính chất tham khảo, tra cứu, bản scaner cần đảm bảo tôn trọng nguyên gốc, tránh can thiệp làm thay đổi nội dung, cấu trúc của tài liệu gốc nên định dạng ưu tiên lựa chọn để lưu trữ là file ảnh (ảnh cảnh phim, áp phích, quảng cáo) và file PDF (tài liệu giấy); về độ phân giải: do yêu cầu in khổ lớn nên đối với tài liệu là áp phích và ảnh cảnh phim từ 900 đến 1.200 DPI, đối với tài liệu văn bản giấy là 300 DPI.
Bước 2: Tu sửa, phục chế, ghi chú thích. Đặc biệt với tư liệu là ảnh do tác động của thời gian nên rất nhiều ảnh tư liệu đã bị mốc, mất nét, bay màu vì vậy khi scaner xong chúng tôi dùng phần mềm làm ảnh số chuyên nghiệp Photoshop của hang Adobe để tu sửa, phục chế, đảm bảo file ảnh số đưa vào lưu trữ trong tình trạng tốt nhất, có thể in khổ lớn phục vụ trưng bày, triển lãm. Mặt khác để tiện cho công tác tra cứu, tất cả các file số (file tài liệu văn bản và file ảnh) đều được ghi chú thích rõ ràng về thời gian, địa điểm, tên nhân vật, bối cảnh, nguồn trích, …
Bước 3: Gắn Logo của Viện Phim Việt Nam trên các file tài liệu số để tránh sao chép, vi phạm bản quyền.
Bước 4: Tổng hợp các file tài liệu số đưa vào lưu trữ, để tránh tình trạng mất dữ liệu, các tài liệu số sẽ được lưu tại nhiều địa chỉ: trên hệ thống máy nghiệp vụ, máy chủ lưu trữ, Backup trên ổ cứng ngoài lưu trữ di động và trên băng LTO nộp lưu trữ cơ quan. Hồ sơ số được xây dựng dựa trên các chuyên đề được phân chia ở hồ sơ tài liệu giấy .
Ưu điểm của giải pháp số hóa tài liệu là:
- Ưu thế về việc bảo quản bảo tồn di sản: Hạn chế tối đa việc đưa tài liệu gốc ra phục vụ trực tiếp, có thể cung cấp tài liệu cho độc giả mà không cần tiếp cận với các bản gốc, điều đó giúp ích rất nhiều cho việc bảo quản bảo tồn di sản;
- Ưu thế về chất lượng tài liệu phục vụ: đối với tài liệu là hình ảnh (ảnh cảnh phim, áp phích), với các phần mềm chuyên dụng có thể nhanh chóng, dễ dàng chỉnh sửa, vì vậy khi số hóa tài liệu số sẽ được tu sửa, phục chế, khắc phục tối đa những hạn chế của bản gốc (ảnh mốc, bị bay màu), chất lượng bản tài liệu số sẽ tốt hơn bản tài liệu gốc;
- Ưu thế về phục vụ tra cứu, mở rộng quy mô khai thác tài liệu: có thể khai thác tài liệu như đọc, tìm kiếm thông tin, in trích hoặc in sao, … rất thuận lợi, tăng khả năng truyền bá phổ biến rộng rãi và tiện dụng nhờ nối mạng máy tính nội bộ hoặc mạng Internet ; Tiết kiệm sức lao động (không mất công lấy, cất hồ sơ để phục vụ).
Mặc dù công tác số hóa tài liệu ở Viện Phim Việt Nam đã đạt được những thành tựu nhất định, nhưng hiện công tác này đang còn tồn tại một số khó khăn, muốn lưu trữ, bảo quản và khai thác tài nguyên tài liệu số một cách khoa học cần có phần mềm phù hợp để quản lý. Do điều kiện về kinh phí nên hiện Viện mới chỉ chuyển định dạng tài liệu từ tài liệu giấy sang định dạng số.
Hồ sơ tài liệu cấp II đã và đang được quản lý trên cơ sở phần mềm phục vụ cho lưu trữ chuyên nghiệp được Unesco cấp đó là phần mềm CDS/ISIS for Window – WinISIS. Đây là phần mềm có thể chạy trên hệ điều hành MS-DOS (hệ điều hành cơ bản) hay trên mọi Hệ điều hành của Window và tên những máy tính có cấu hình thấp; công tác phục vụ tra cứu sẽ thực hiện trực tiếp trên các hồ sơ gốc. Phần mềm này đến nay không thể đáp ứng được các yêu cầu của công tác lưu trữ dữ liệu số (do dung lượng tài liệu số lớn, cách trường trong phần mềm không đủ dung lượng tích hợp được cơ sở dữ liệu số). Tạm thời hiện nay toàn bộ dữ liệu tài liệu số mới chỉ được thống kê theo số lưu trữ để đưa vào các ổ lưu trữ dữ liệu và phục vụ khi có yêu cầu, khi có phần mềm riêng sẽ chuyển phần dữ liệu số vào phần mềm để quản lý.
3. Giới thiệu thiết bị đang được sử dụng để triển khai công tác số hóa tài liệu tại Viện Phim Việt Nam.
- Máy Scan Kodak i2.400: Máy scan tài liệu màu và đen trắng, hai mặt, được sử dụng để scan văn bản, ảnh và tranh vẽ. Các cỡ giấy máy có thể scan từ nhỏ như tờ rơi, quảng cáo, các văn bản giấy khổ A4. Máy có thể tự động nạp tài liệu từ khay chứa 75 tờ, tốc độ scan tới 50 trang/phút, độ phân giải tới 600 DPI. Phần mềm thông minh sử dụng công nghệ Perfect Page cài đặt sẵn sẽ tự động điều chỉnh để cho hình ảnh scan sắc nét, màu sắc trung thực, ghi chỉ số cho file ảnh khoa học.
- Máy scan Epson V700: dùng để scan các tài liệu đóng quyển không thể tháo rời, các trang tài liệu rời trên giấy quá yếu (mủn, bở, rách), phim âm bản, ảnh cần có độ phân giải cao (Độ phân giải của máy là 6400 x 9600 DPI).
Bên cạnh việc lưu trữ theo phương pháp truyền thống, việc lựa chọn giải pháp số hóa tài liệu cấp II kèm theo là một xu hướng tất yếu. Có thể nói, với Cách mạng Công nghệ 4.0, công tác lưu trữ đã được nâng lên một tầm cao mới, nhờ có giải pháp số hóa toàn bộ tri thức của kho tư liệu đã có thể được lưu trữ trong những bộ nhớ với kích thước nhỏ, không tốn nhiều diện tích lưu trữ, đồng thời việc tra cứu thông tin lưu trữ cũng có thể tiến hành nhanh chóng, tiện lợi, không cần đến trực tiếp mà chỉ cần thông qua mạng Internet cũng có thể tra cứu được các thông tin cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng tư liệu, tiết kiệm chi phí, tiết kiệm sức lao động./.
Bài: Trần Thu Thủy
